フォルダを覚えなくても、書類は1つの欄で出る

この記事は、自社の業務アプリ DataParade Core の事例の一部です。全体は 特設ページ にまとめています。

この記事が満たす要求: 「探す時間をなくす」　／　「押したものは戻せる」（特設ページ /00 の一覧）

書類を探す時間は、仕事の時間の中で目立たないまま大きいものです。どのフォルダに入れたか、どのチャットに流れたか、メールの添付だったか。見つかるまでの数分が、1日に何度もあります。

いまは、入力欄が1つあるだけです。言葉を打てば、名前・中身・部屋・上げた人を同時に当てて、書類が出ます。フォルダの場所は覚えていません。何を集め、どう探せるようにし、何を消さないと決めたかを書きます。

添付は、自動で集まります

書類を「上げる」作業はありません。メールの添付、チャットに流れたファイル、課題管理ツールに付いた資料、打ち合わせの録音と文字起こし。毎晩の取り込みが、それぞれの情報源から添付を拾い、案件と結んで書類の台帳に入れます。

メールの添付は、届いた日のうちに保存されます。社内チャットは内部の仕組みで本文も添付も取れました。取れない情報源は、画面を読み取る録音機の方式で拾います。どの情報源から来たかは、書類ごとに残ります。

集める側で「これは要らない」と絞ることはしていません。絞ると、あとで「あの添付が無い」が起きます。画像が9割を占めるので、探す側に種類で絞る口を持たせました。

入力欄は1つ。打つ前から候補が出ます

探す画面の作りは、置き場のサービスをいくつか調べてから決めました。入力欄は1つ。打った言葉を割って、書類の名前、中身の文字、流れてきた部屋、上げた人を同時に当てます。

打つ前から候補が出ます。最近取り込んだもの、最近見たもの。探すものの多くは「さっきの、あれ」なので、打たずに済むことがよくあります。

まとめて当てるだけだと、困ることも出ました。人の名前で探したいのに、中身に同じ言葉が入った書類が混ざります。差出人、名前、中身、案件、と分けて当てられるようにしました。差出人は、上げた人と差出人の両方を見ます。情報源によって、どちらの欄に入るかが違うからです。

当たった箇所の前後を抜粋します

一致した箇所の前後を抜粋して出します。先頭を出すだけでは「なぜこの書類が当たったのか」が分かりません。抜粋があれば、開かずに要るかどうかが決まります。

案件名か番号で絞ることもできます。「案件で絞らない」を選べば、全部を当たります。プロジェクトが付いていない書類も隠しません。付いていないことが分かれば、付ければよいだけです。

「取り込んだ日」で探せます。ただし言葉ではなく日で当てます

「先週もらった資料」のように、日付で探すことがあります。取り込んだ日で探せるようにしました。

日付は言葉ではなく、日として当てます。「8/31」と「2026-08-31」を文字として比べると別物になり、打ち方によって当たったり当たらなかったりします。受け付ける打ち方を決め、どれも「その日（またはその月）に取り込んだもの」を返します。時刻は日本時間で見ます。取得日時は世界標準時で持っているので、そのまま日付にすると日本の朝9時前が前日になります。

この日付検索は、入れてから3日間、一度も効いていませんでした。日付を読む前に、別の絞り込み用の記号が付いてしまい、日付として読めなくなっていたのです。気づいたきっかけは「書類に日付検索入れなかった？」の一言です。直すときに、もう1つ決めました。日付として読めなければ1件も返さない。この守りが無いと、読めなかったときに全部に当たり、200件が返ります。

文字が取れなかった書類は「取れません」と出します

中身の文字が取れない書類があります。画像だけのPDF、暗号化されたもの、形式が古いもの。取れなかった書類は「取れません」と出します。黙って漏らしません。

黙って漏らすと、「探したけど無かった」と「探せていなかった」の区別が付きません。前者なら諦めがつき、後者なら別の探し方をします。区別が付かないと、どちらもできません。

見るときだけ、5分の鍵を発行します

書類の実体は、自社のクラウドの保管庫にあります。アプリから開くときは、その書類だけを5分間見られる鍵を、都度発行します。

発行の前に、必ず「どの案件の書類か」を確かめます。番号を総当たりされても、他の案件の書類が取れないようにするためです。消した案件に結ばれた書類は出しません。誰が、いつ、どの書類の鍵を取ったかは残します。本文は残しません。

消すのはゴミ箱まで。戻す口も作ります

アプリから、共有の置き場にフォルダを作る、名前を変える、消す、ができます。「消す」はゴミ箱までです。完全に消す口は作っていません。戻せないからです。

ゴミ箱に入れたものは、30日以内なら置き場側から戻せます。それとは別に、アプリからも「戻す」ができるようにしました。片道にしないためです。消す口だけ作って戻す口を作らないと、消す前に迷います。迷う操作は、使われなくなります。

同じ考え方は、通知の既読にも、連絡の「片付いた」にもあります。押したものは戻せる。押し間違いで消えたものを探しに行かなくて済むように。

電話が来たとき、その場で出せました

公開の前日、突然の電話で資料を求められました。案件ページを開き、書類の欄からその資料を出し、その場で答えました。パソコンを開きに行く時間も、フォルダを探す時間も、無かったのです。

書類を探す画面を作った時点では、「探す時間を減らす」が目的でした。実際に減ったのは、探す時間だけではありません。「パソコンの前にいないと答えられない」という制約が消えました。

まとめ

• 書類は上げない。添付を毎晩集めて、案件と結ぶ
• 入力欄は1つ。名前・中身・部屋・上げた人を同時に当て、打つ前から候補を出す
• 日付は言葉でなく日で当てる。読めなければ1件も返さない
• 消すのはゴミ箱まで。戻す口を必ず作る

フォルダを覚えなくなってから、書類の置き場を人に聞くことがなくなりました。聞かれることもなくなりました。

自社の業務アプリの全体像は 特設ページ に。次の記事: AIの見立てと、人が書いたものを分ける

石井 亮介（りょうさん）

データパレード 代表取締役

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㈱データパレードの代表取締役で、高田馬場の町中華「一番飯店」のChief Data Officerも務めています。BIツールのセールスエンジニア・システムエンジニア・カスタマーサクセス歴15年。大学のデータサイエンス教育で講師も担当してきました。現在は自社業務のほとんどをAIに移管し、AI10部署と50を超える自動処理が24時間動く「AI経営」を実践中。その実践知をこのブログで発信しています。